新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、世間的にテレワークが注目されはじめています。しかし情報として飛び込んでくるのは大企業の取り組みに関するニュースや、ITエンジニアが読むような難しい説明ばかりです。その結果、テレワークは取り組むのが難しいというイメージがあるのではないでしょうか？
今回はそんなテレワークを始めるにあたって、何をどのように準備していけばいいのかを端的に概念図として表現しました。はらぶんではテレワークをサポートするサービスを取り揃えております。補助金制度も活用いただき、御社のビジネス拡大につなげていただければ幸いです。
テレワーク導入時にまず押さえるべきポイント！
テレワークとは、「場所を選ばず仕事をする働き方」のことであり、「パソコンで行っている業務を社外でもできるようにする」ことです。
テレワークを始めるにあたり、まず押さえるべきポイントは、「社内ネットワークに安全に繋がる環境を整える」ことです。
会社に出社して来たとき、パソコンを使って行っている業務を思い起こしてください。
たぶん「ファイルサーバーにアクセス（共有フォルダにアクセス）」または、「基幹システムにアクセス」などではないでしょうか？
つまり会社のネットワークにつながっている機器やデータにアクセスしないと仕事にならないですよね？テレワークを始めるためには、まず外出先・自宅から会社のネットワークに接続することが必須となります。社内のシステムやサーバーに安全にアクセスできれば、どんな場所であっても、社内のデスクで仕事をするのと同じ環境が整います。
そこでキーワードとなるのが、「リモートVPN」という方法です。
つまりテレワークとはリモートVPNを導入することから始まります。それ以外の機能は必要に合わせて順次導入すればよいのです。
はらぶん厳選！テレワーク導入時の手順
１．ネットワークインフラを構築する
会社のネットワークにVPNルーターを設置することで、外出先のパソコン・スマートフォンなどからリモートログインできるようになります。
さらにセキュリティ機能が付いたUTMというルーターを使用すれば、社員の自宅のようなセキュリティ環境が怪しい場所からでも安全に利用することができます。便利さとリスクは常に隣り合わせです。
はらぶんではイスラエルCheckpoint社製の世界最強UTMによって、安心安全なVPN環境を構築いたします。
２．ワークフローの整備
会社で行っている業務といえば、やはり報連相(ホウ・レン・ソウ）
企業の日々の業務では、定められた流れで、社員から社長へとスムーズにコミュニケーションが取れる事が大事です。
お互いに顔が見える場所にいるなら、Excelで作った申請書をプリンターで出力して、印鑑を押して提出、、なんていうことができます。しかしテレワークではそうはいきません。
この申請書、Excelに記入するだけで上司に飛んでいけばいいのに・・・
そんな課題をサイボウズのKintoneで解決いたします
また、Excelなどの文書作成ソフトをクラウド化することで、会社のネットワークに入らずとも書類を共有できる、Microsoft社のoffice365も有効な手段です。
３．コミュニケーションの充実化
お互いに顔が見える場所にいるなら、空気を読んで言うタイミングを待って～というようなことも可能ですが、テレワークではそうはいきません。
対面で話すよりもコミュニケーションの質が簡素になりがちなテレワークでは、ビデオチャットが有効です。
Microsoft Teamsや、LINE WORKS、ZOOMなど様々なコミュニケーションツールをお役立てください。
４．システム外領域
人事評価や勤務時間の管理など、会社ごとに規定が違ったり、評価の難しい課題がテレワーク最大のハードル。
勤務時間を細かく算定していない企業様もまだまだ多い中、システムを導入すればすべてOKという訳ではありません。
はらぶんでは印鑑を押すだけの「出席簿」に変わる仕組みから、Webカメラの顔認証による勤務時間の厳格な管理ができる仕組みまで、幅を持ってご提案いたします。
